Häufige Fragen zu Email-Accounts

Einfach unter https://datenkollektiv.net/signup einen Account registrieren. Auswählen ob E-Mail Account oder mit zusätzlicher Owncloud.

Ja, das ist möglich. Das funktioniert aber nicht über unser Registrierungsformular. Schicke uns eine E-Mail mit deinen Wünschen.

Du kannst entweder per Webbrowser oder mit einem lokalen E-Mail Programm auf deine E-Mails zugreifen.

Das geht nur mit einem neueren Browser. Wir empfehlen Firefox. Der Internet-Explorer (⇐ Version 8.0) von Windows-XP kann mit den von uns gewählten sicheren Verschlüsselungsverfahren nicht umgehen.

• E-Mail-Programm einrichten

Nicht verzweifeln.

Wenn du immer wieder nach dem Passwort gefragt wirst, du aber sicher bist, dass es das richtige ist: Vergewissere dich, ob du wirklich den richtigen Benutzernamen verwendet hast. Dieser entspricht deiner „primären“ E-Mail-Adresse (darf also im Unterschied zum Webmail-Login kein Alias sein).

• Wenn du dein E-Mail-Programm wie beschrieben eingerichtet hast und trotzdem keine E-Mails abrufen oder verschicken kannst
• Wenn du dich über das Webinterface nicht einloggen kannst
• Wenn Ordner oder E-Mails fehlen

dann sprich uns an - per E-Mail oder Telefon.

Wenn alle Einstellungen richtig sind, du aber trotzdem keine E-Mails verschicken kannst, kann das daran liegen, dass dein DSL-Router unseren Server blockert. Insbesondere bei Telekom-Routern gibt es eine sogenannte Liste „sicherer E-Mail-Server“, die dort eingespeichert ist. Dort sind nur Mailserver großer Provider eingetragen. Entweder muss diese Liste deaktiviert werden oder smtp.datenkollektiv.net als weiterer Server eingetragen werden.

Achtung: die Ordner „Calendar“, „Contacts“, „Tasks“, „Files“ und „Notes“ sind spezielle Ordner für die Einträge in Kalendern, Aufgaben etc. Die Kolab-Groupware speichert solche Einträge in speziellen E-Mail-Objekten mit einem zufälligen Betreff und folgendem Inhalt: „This is a Kolab Groupware object. …“ Diese „E-Mails“ dürfen auf keinen Fall gelöscht werden, weil sonst auch die Aufgaben, Termine, Notizen weg sind.

Du kannst zwar E-Mails verschicken aber bekommst seit Tagen keine E-Mails mehr. Entweder liegt das daran, dass dir niemand schreibt oder dass deine Quota erschöpft ist - mit anderen Worten: dass dein Postfach ist voll.

Im Roundcube Webmailer siehst du links ein kleines Tortendiagramm, in dem die Speicherauslastung angezeigt wird. Sollte dort 100% stehen, musst du entweder E-Mails löschen oder deinen Speicherplatz upgraden. Beim Löschen: Achtung, auch den Mülleimer leeren und darauf achten, dass E-Mails auch wirklich gelöscht sind und nicht nur als „gelöscht markiert“ sind. Siehe auch „Wo finde ich meine gelöschten E-Mails? Der Papierkorb ist leer …“

Wenn du das Roundcube Webinterface nutzt, kann es sein, dass deine E-Mails nicht im Papierkorb landen. Statt dessen werden sie lediglich als gelöscht markiert - werden dann aber evtl. nicht mehr angezeigt. In der E-Mail-Ansicht lässt sich über der Nachrichtenliste auswählen, welche Nachrichten angezeigt werden. Dort kann z.B. „Alle“ oder „Gelöschte“ gewählt werden, dann werden auch die als gelöscht markierten Nachrichten gezeigt.

Achtung: Auch als gelöscht markierte Nachrichten verbrauchen noch Speicherplatz.

Unter → Einstellungen → Servereinstellungen lässt sich das Verhalten beeinflussen. Dort kann z.B. konfiguriert werden, dass gelöschte Nachrichten nicht als gelöscht markiert sondern in den Papierkorb (Trash) geschoben werden sollen. Um als gelöscht markierte E-Mails wirklich zu löschen muss der jeweilige Ordner „komprimiert“ oder „gepackt“ werden.

Mehr dazu findet sich in der Anleitung für den Roundcube-Webclient im Kapitel: E-Mails löschen. Analog gilt das auch für andere E-Mail-Programme.

Du kannst den Kalender aus dem Webmail-Programm auch in deinem lokalen E-Mail-Programm oder Mobiltelefon einrichten. Wie das geht beschreiben wir unter: Kalender und Kontakte synchronisieren

Ja, du kannst Kalender, Kontakte, Aufgaben und Emails mit Mobiltelefonen synchronisieren. Das geht entweder über CardDav und CalDav oder über „ActiveSync“. Wie das geht beschreiben wir unter: Kalender und Kontakte synchronisieren

Du kannst übrigens Mail-, Kalender-, Dateien- und Adressordner mit anderen Benutzer_innen teilen. Das ist praktisch, z.B. für Arbeitsgruppen, WGs, Familien. Z.B. wenn man gemeinsame Kalender pflegt, die Mailingliste nur einmal abonnieren möchte oder einen gemeinsamen Posteingang für eine Gruppe benötigt.

Einzige Voraussetzung: Die anderen Benutzer_innen brauchen auch einen Account beim Datenkollektiv auf der gleichen Domain.

Die andere Person sieht den Ordner dann unter „Shared Folders“. Ggf. muss der Ordner erst abonniert werden

Ja, das funktioniert über Webdav. Wie du das einrichtest, beschreiben wir unter Dateiablage per Webdav einbinden.

Wenn du beim Registrieren eine weitere E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer sowie eine Antwort auf eine von dir ausgedachte Frage übermittelt hast, dann können wir dir ein neues Passwort zuschicken. Bitte wende dich an den Support

Du kannst uns auch einen GPG/PGP Schlüssel zukommen lassen (von deiner E-Mail-Adresse bei uns schicken, damit wir sicher sein können, dass dieser auch von dir kommt). Wir speichern den Schlüssel dann bei deinen Accountdaten und schicken dir verschlüsselt ein neues Passwort an eine beliebige Adresse zu.

Ein neues Passwort muss bestimmten Regeln entsprechen sonst wird es vom Server abgelehnt. Leider ist die Fehlermeldung nicht immer wirklich aussagekräftig. Meistens ist der Grund dafür, dass du ein zu kurzes oder zu einfaches Passwort gewählt hast. Wenn du eine unspezifische Fehlermeldung bekommst wie z.B.: „Verbindungs-Error“ ist dafür in der Regel ebenfalls ein Passwort verantwortlich, das nicht den Regeln enspricht.

Ja und nein. Wir geben uns alle Mühe, deine E-Mails so sicher zu verwalten wie möglich. Wir lassen nur verschlüsselte Verbindungen von den E-Mail-Programmen und zum Webmailer zu.

Sicher sagen können wir das aber nur für den Datenverkehr von dir zu unserem Server. Ob die E-Mails auch zwischen den Servern der Provider - also von uns zu einem anderen Mailanbieter - verschlüsselt werden, hängt von den Einstellungen des anderen Anbieters ab. Bisher ist Verschlüsselung immer noch nicht bei allen E-Mail-Providern Standard - aber es wird besser.

Aber: Deine E-Mails liegen auf dem Mailserver unverschlüsselt. Das heißt, jedeR, der/die Zugriff auf den Server hat, kann die E-Mails lesen - auch wir.

Es gibt Mailprovider, die auch die E-Mails selbst verschlüsselt ablegen. Aber das bringt Einschränkungen mit sich: z.B. können E-Mail-Ordner dann nicht mehr unter einander geteilt werden.

Zwar ist unser Server insgesamt verschlüsselt. Das heißt: Wenn er geklaut oder konfisziert wird, kommt - in ausgeschaltetem Zustand - niemand an die Daten. Wenn es aber einem Angreifer gelingt, sich im laufenden Betrieb in den Server zu hacken (z.B. Ermittlungsbehörden oder Geheimdienste), dann hilft die Verschlüsselung hier nicht. Wir halten das für unwahrscheinlich aber nicht unmöglich.

Weiterhin sind wir dabei eine Technik umzusetzen, mit der die E-Mails gleich bei Empfang mit einem GPG/PGP-Schlüssel verschlüsselt werden können. Diese Funktion ist noch im Beta-Statium, einiges funktioniert noch nicht richtig. Mehr dazu findet sich unter: Verschlüssel deine Inbox

Es passiert öfter, dass Nutzer*innen Spam bekommen, der von der eigenen (oder einer bekannten) Absendeadresse kommt. Nehmen wir z.B. an, Du bekommst eine E-Mail mit dem Absender „kontakt@datenkollektiv.net“ - aber der Inhalt ist ganz offensichtlich Spam oder eine Phishing-Attacke. Oder aber: eine Person berichtet, dass sie eine seltsame E-Mail von deinem Account bekommen habe.

Was steckt dahinter? Es kann natürlich sein, dass der Absenderaccount kompromittiert ist - sprich: dass jemand anders sich Zugang verschafft hat, z.B. in dem das Passwort gehackt wurde.

Häufiger ist aber, dass der Absender nur so tut, als ob die E-Mail von dem bekannten Absender kommt. Das ist ganz einfach. E-Mail-Programm zeigen als Absender die sogenannte „From-Zeile“ an. Die ist ganz einfach zu fälschen. Guckt man genauer in die E-Mail stell man dann aber fest, dass die Adresse auf dem „Briefumschlag“ gar nicht die Adresse ist, die in der From-Zeile steht. (Man kann sich das vorstellen wie bei einem Brief: Der Absender kann natürlich alles Mögliche auf den Umschlag schreiben. Den Poststempel aber nicht ganz so einfach fälschen. Gut der Vergleich funktionierte noch besser, als es Poststempel mit einzelnen Postämtern gab - und nicht mit großen Briefzentren …)

Um die eigentliche Absenderadresse zu sehen, musst du in den Quelltext der E-Mail gucken. Bei Thunderbird geht das z.B. mit „STRG+U“ oder über der E-Mail rechts → Mehr → Quelltext ansehen. Im Webmailer kann man (im Standard-Theme) rechts über der Nachricht auf einen kleinen Pfeil klicken - und die Kopfzeilen der Mail werden angezeigt - bzw. rechte Maustaste → Mehr → Quelltext anzeigen.

Ganz oben steht dann der Return-Path: . Die ist der eigentliche Absender. Meist steht da eine ganz andere Adresse drin. Dann muss sich niemand Gedanken machen. Wenn dort tatsächlich die E-Mail-Adresse des Accounts steht, von dem die Mail angeblich kommt, dann ist es wahrscheinlich, dass der Account kompromittiert ist.

Sag Bescheid. Das können wir ändern. Ob wir dann die Antwort auch wissen, können wir noch nicht sagen.