Roundcube Webmailer

Der Roundcube-Webmailer ist eigentlich sehr leicht und intuitiv zu bedienen. Öffentliche Dokumentationen findet sich unter:

• https://docs.kolab.org/webmail-user-guide/index.html (englisch, nicht sehr vollständig)
• oder offizielle englischsprachige Dokumentation

Je nach Eingangs-URL kann die Benutzeroberfläche etwas unterschiedlich aussehen. Entweder sind die verschiedenen Applikationen wie E-Mail, Kalender, Kontakte oben in einer Reihe …

… oder sie können an der rechten Seite ausgeklappt werden, wenn mit der Maus über das E-Mail-Symbol gefahren wird.

Dieses Menü wird in der Folge App-Menü genannt und hat mindestens die folgenden Einträge:

• E-Mail
• Adressbuch
• Kalender
• Aufgaben
• Einstellungen

Unter Identität werden die Daten verstanden, die mit jeder E-Mail mitgeschickt werden. Neben der E-Mail-Adresse sind das die gespeicherten Vor- und Zunamen, eine Signatur und andere Einstellungen.

Identitäten können eingerichtet oder bearbeitet werden unter: → App-Menü: Einstellungen → Identitäten.

Sollten mehrere Aliase bestehen kann hier auch die zur Identität gehörende E-Mail-Adresse ausgewählt werden. Das selbe ist der Fall, wenn der Account über die Berechtigung verfügt, im Nahmen von anderen E-Mails verfassen zu können. Zu diesem Thema siehe Delegationen.

Es gibt zwei Möglichkeiten, E-Mails zu löschen:

1. verschieben in den Papierkorb (dieser muss dann entweder beim Abmelden oder von Zeit zu Zeit geleert werden)
2. E-Mails als gelöscht markieren: Hier wird eine bestimmtes Flag gesetzt, dass dem E-Mail Programm sagt, dass die E-Mail nicht mehr angezeigt werden soll (es sei denn etwas anderes wird konfiguriert).

Im zweiten Fall bleiben die E-Mails im Posteingang und dieser wächst und wächst. Damit die E-Mails auch pyhsisch gelöscht werden und der Speicherplatz frei wird, muss der Ordner „komprimiert“ - oder wie es in den Roundcube-Einstellungen heißt: „gepackt“ - werden, was eine unglückliche Bezeichnung ist. Tatsächlich werden damit die als gelöscht markierten E-Mails ein für alle gelöscht: Dies lässt sich entweder für den Posteingang automatisch beim Abmelden erledigen (siehe Konfigurationseinstellungen weiter unten) oder indem mit der rechten Maustaste auf den Ordner in der Ordnerleiste geklickt wird und „Packen“ gewählt wird:

Das Verhalten vom Roundcube-Webclient lässt sich entsprechend konfigurieren. Dazu im App-Menü → Einstellungen aufrufen und dann → „Server Einstellungen“ wählen:

In der Mailbox-Ansicht lässt sich darüber hinaus einstellen, welche E-Mails angezeigt werden sollen. Wird hier „Alle“ oder „Gelöschte“ ausgewählt, werden auch alle als gelöscht markieren mit angezeigt (steht nicht in allen Roundcube-Versionen zur Verfügung, in diesem Fall muss dies in den Servereinstellungen - siehe letztes Bild - konfiguriert werden):

• Möglichkeiten zur Nutzung des integrierten Speichers für Dateien finden sich in einer Extra-Anleitung für die Dateiablage

Alle Daten in der Kolab-Groupware sind in sogenannten Ordnern organisiert - egal ob es sich um E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte oder Notizen bzw. um Dateien handelt. Diese Ordner können gemeinsam mit anderen Nutzer_innen der gleichen Mail-Domäne (z.B. example.org) genutzt werden, indem sie für andere freigegeben werden oder indem von anderen freigegebene Ordner abonniert werden.

Im Fenster Mail werden Links die abonnierten Ordner angezeigt. Um zu sehen, welche Ordner prinzipiell zugänglich sind und deren standardmäßige Anzeige an- oder abzuschalten klicke man auf das kleine Zahnrad unterhalb der Ordnerübersicht am linken Rand des Browserfensters.

Es öffnet sich ein Menü, uns interessiert an der Stelle der Punkt „Ordner verwalten“. Alternativ kann diese Ansicht auch über das → App-Menü → Einstellungen → Ordner erreicht werden.

Wenn wir diesem Link folgen öffnet sich Fenster mit einer Übersicht aller zugänglichen Ordner, egal, ob diese Termine, Mails, etc. enhalten, in der mittleren Spalte. Eigene Ordner finden sich in der obersten Ebene, Ordner, die von anderen User_innen freigegeben wurden unter „Other Users“ und systemweit angelegte gemeinsame Ordner unter „Shared Folders“.

Abonnierte Ordner sind mit einem Häkchen markiert, prinzipiell zugänglichen aber nicht abonnierten Ordnern fehlt dieses Häkchen:

Hier kann mensch mittels Mausklick in das Kästchen neben einem jeden Ordner auswählen, welche Ordner zu sehen sein sollen und welche nicht von Interesse sind.

Um Ordner gemeinsam mit anderen zu Nutzen, müssen diese von einer Person für andere freigegeben werden. In der Ordneransicht muss der entsprechende Ordner ausgewählt werden, um weitere Einstellungen vorzunehmen. Im rechten Teil des Fensters öffnet sich dann im rechten Teil des Fensters eine Ansicht, in der verschiedene Einstellungen vorgenommen werden können. Unter „Speicherort“ und „Einstellungen“ muss in der Regel nichts geändert werden. Die hier interessierenden Einstellungen werden unter → „Freigabe“ vorgenommen.

Mit dem „+“ am linken unteren Rand des Bereichs kann eine neue Freigabe hinzugefügt werden:

Unter Benuzter muss die E-Mail-Adresse des/der anderen Nutzer_in eingetragen werden (es muss die „echte“ primäre E-Mail-Adresse sein, kein Alias). Bei der Groupware-Oberfläche für Organisationen gibt es hier eine automatische Suche über alle bestehenden Accounts.

Alternativ kann der Zugang auch für alle Nutzer freigegeben werden.

Bei jeder Freigabe können die Rechte der User_innen angegeben werden: Lesen, Schreiben, Löschen und Andere. Eine feinere Setzung der Zugriffsrechte ist im sogenannten „erweiterten Modus“ möglich, der mit Hilfe des Zahnrads unter den Freigabeeinstellungen aktiviert werden kann:

Nach dem Speichern sieht das in etwas so aus:

Natürlich können die Rechte auch bearbeitet werden. Dazu dient auch das Zahnrad. Hier → „Bearbeiten“ wählen.

Kalender bzw. Aufgaben und Kontakte können mit anderen Geräten und Programmen (Smartpohnes und Tabletts, bzw. E-Mail Programme wie Thunderbird) synchronisiert werden. Wie das für die verschiedenen Geräte eingerichtet wird findet sich unter:

• Kalender und Kontakte synchronisieren

Ankommende Mails können in Roundcube gefiltert werden, z.B. um

• Mails aus Mailinglisten gleich in einzelne Ordner zu sortieren
• Mails von bestimmten Absendern oder bestimmten Betreffs gleich zu löschen
• Mails mit bestimmten Standardtexten zu beantworten

Filter werden unter App-Menü → Einstellungen → Filter konfiguriert. Wenn ein Filtersatz angeklickt ist, kann in der nächsten Spalte bei „Filter“ mit dem „+“-Symbol ein neuer Filter hinzugefügt werden:

Es können mehrere „Filtersätze“ konfiguriert werden mit je mehreren Filtern. Dabei ist zu beachten, dass nur ein Filtersatz zur gleichen Zeit aktiv sein kann.

Über Filter können auch automatische Benachrichtigungen im Roundcube-Webinterface einrichten, z.B. für Abwesenheitsbenachrichtigungen.

Das funktioniert, wenn ein paar Punkte beachtet werden.

• → unter Einstellungen → Filter einen neuen Filter (z.B. im Filtersatz Roundcube, s.o.) einrichten:

• „Für eingehende Nachrichten“
• „Alle Nachrichten“
• → führe folgende Aktion aus: „Mit Nachricht antworten“
• Text und Betreff eintragen
• ganz wichtig: der Filter reagiert normalerweise nur auf eure primäre E-Mail-Adresse. Soll er auch auf andere Aliase reagieren müssen diese unter
  • → „My additional e-mail address(es):“ eingetragen werden. (Enter nach Eintragen der Mailadresse fügt ein weiteres Feld hinzu.)
  • Eine Abwesenheitsbenachrichtigung für dritte ist nicht möglich!

Bitte beachten: Die Benachrichtigung geht wirklich an alle E-Mails raus, auch an Mailinglisten, die ihr ggf. abonniert habt und auch an Spam-Absender.

Eine Möglichkeit, damit andere Mitglieder von Mailinglisten nicht alle eine Abwesenheitsbenachrichtigung erhalten, wäre z.B. sich Mailinglisten grundsätzlich an ein eigenes Alias schicken zu lassen.

Bitte beachten: Pro Absender wird höchstens eine Nachricht am Tag verschickt. Das lässt sich auch so konfigurieren, dass nur alle X-Tage eine Nachricht verschickt wird.

Unsere Groupware bietet die Funktion, dass Nutzer_innen E-Mails im Namen von anderen Nutzer_innen schreiben können. Eine Art Vorzimmer-Funktion. Nehmen wir an, dass Bob sich um die E-Mails von Alice kümmern soll - z.B. weil diese im Urlaub ist, oder weil Bob der persönliche Referent von Alice ist. Bob soll in diesem Fall E-Mails mit der Absende-Adresse von Alice verschicken können und auch ankommende E-Mails an Alice lesen können.

Beides lässt sich mit der Vertretungsfunktion lösen. Damit kann einer oder mehreren anderen Personen die Vertretungsberechtigung einer anderen gegeben werden - und zusätzlich können einzelne Mailordner für diese Person eingerichtet werden.

Um das einzurichten, im Roundcube-Webinterface auf → „Einstellungen“ gehen und dort → Vertretung (oder auch Delegierte, Delegation) wählen.

Hier ist eine leere Liste zu sehen, es sind keine Vertretungen eingerichtet. Mit Hilfe des „+“ Symbols unten können nun Vertretungsberechtigte eingerichtet werden. Im folgenden Dialog kann ausgewählt werden, für wen die Berechtigung eingerichtet werden soll - und ggf. können auch einzelne Postfächer freigegeben werden:

Hier ist jetzt die eingerichtete Vertretungsberechtigung zu sehen. Der User „2, Demo“ kann jetzt die Postfächer Posteingang u. gesendet sowie Aufgaben und Kalender der Person einsehen und bearbeiten.

Die auf diese Weise automatisch mit eingerichteten Zugangsberechtigungen für die Ordner können unter → Einstellungen → Ordner ggf. angepasst werden - z.B. wenn die Vertretung nur lesenden Zugriff erhalten soll. Siehe auch -> Ordner gemeinsam nutzen

Das Passwort für das E-Mail Login kann im Roundcube-Webinterface - und im Moment nur hier - geändert werden. Das Passwort ist zugleich auch das Passwort für andere Dienste wie z.B. den Cloud-Speicher. Wer über einen Owncloud-Cloud-Speicher verfügt muss an dieser Stelle aufmerksam sein, weil das alte Passwort anschließend in der Owncloud nochmals eingegeben werden muss, um die Dateiverschlüsselung neu zu konfigurieren.

Zum Ändern des Passwortes unter → App-Menü → Einstellungen auf der linken Seite den Eintrag Passwort auswählen. Jetzt muss einmal das aktuelle Passwort und dann zweimal das neue Passwort eingegeben werden.

Wenn es zu Fehlermeldungen kommt, wurde entweder das bisherige Passwort falsch eingegeben:

oder das neue Passwort genügt nicht den Mindestanforderungen.

Unter → App-Menü → Einstellungen sind eine Reihe von Einstellungen verfügbar:

Die meisten sind bereits weiter oben im Rahmen der Anleitungen besprochen worden:

• Ordner
• Identitäten
• Vertretung
• Filter
• Urlaub
• Passwort

Unter Schnellantworten können Textbausteine für die Beantwortung von E-Mails angelegt werden:

Auf diesen Textbaustein kann beim Erstellen einer neuen E-Mail über die Werkzeugleiste zugegriffen werden:

Unter Activesync erscheinen mobile Geräte, die sich über das Protokoll „Active Sync“ synchronisiert haben. Erst wenn sich ein Gerät das erste mal synchronisiert hat, erscheint in dieser Oberfläche ein Eintrag, mit Hilfe dessen die Synchronisation weiter konfiguriert werden kann. Z.B. kann ausgewählt werden, dass mehrere Kalender oder Adressbücher (neben den Standard-Ordnern) per Active-Sync synchronisiert werden sollen.

Eine Anleitung zur Synchronisation von mobilen Geräten findet sich weiter oben.

Unter Benutzeroberfläche können folgende Einstellungen konfiguriert werden:

• Spracheinstellungen
• Datum und Zeiteinstellungen
• Aussehen der Oberfläche

Unter Mailbox-Ansicht:

• Darstellung der Nachrichtenliste
• Wann Nachrichten als gelesen markiert werden
• Senden von Empfangsbestätigungen
• Umgang mit Konversationsfäden
• Anzahl der Nachrichten pro Seite
• Eigenschaften beim Prüfen auf neue Nachrichten
• Benachrichtigung bei neuen Nachrichten

Unter Spezialordner kann konfiguriert werden, welche Ordner für Entwürfe, Gesendete bzw. gelöschte Nachrichten, für Vorlagen und anderes verwendet werden sollen.

Unter Server-Einstellung wird konfiguriert:

• was passieren soll, wenn eine Nachricht gelöscht wird (als gelöscht markiert vs. Verschieben in den Papierkorb)
• ob der Papierkorb beim Abmelden gelöscht werden soll

Andere Menüeinträge erklären sich hoffentlich intuitiv.