Roundcube Webmailer

Der Roundcube-Webmailer ist eigentlich sehr leicht und intuitiv zu bedienen. Öffentliche Dokumentationen findet sich unter:

• https://docs.kolab.org/webmail-user-guide/index.html (englisch, nicht sehr vollständig)
• oder offizielle englischsprachige Dokumentation

Je nach Eingangs-URL kann die Benutzeroberfläche etwas unterschiedlich aussehen. Entweder sind die verschiedenen Applikationen wie E-Mail, Kalender, Kontakte oben in einer Reihe …

… oder sie können an der rechten Seite ausgeklappt werden, wenn mit der Maus über das E-Mail-Symbol gefahren wird.

Dieses Menü wird in der Folge App-Menü genannt und hat mindestens die folgenden Einträge:

• E-Mail
• Adressbuch
• Kalender
• Aufgaben
• Einstellungen

Unter Identität werden die Daten verstanden, die mit jeder E-Mail mitgeschickt werden. Neben der E-Mail-Adresse sind das die gespeicherten Vor- und Zunamen, eine Signatur und andere Einstellungen.

Identitäten können eingerichtet oder bearbeitet werden unter: → App-Menü: Einstellungen → Identitäten.

Sollten mehrere Aliase bestehen kann hier auch die zur Identität gehörende E-Mail-Adresse ausgewählt werden. Das selbe ist der Fall, wenn der Account über die Berechtigung verfügt, im Nahmen von anderen E-Mails verfassen zu können. Zu diesem Thema siehe Delegationen.

Alle Daten in der Kolab-Groupware sind in sogenannten Ordnern organisiert - egal ob es sich um E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte oder Notizen bzw. um Dateien handelt. Diese Ordner können gemeinsam mit anderen Nutzer_innen der gleichen Mail-Domäne (z.B. example.org) genutzt werden, indem sie für andere freigegeben werden oder indem von anderen freigegebene Ordner abonniert werden.

Im Fenster Mail werden Links die abonnierten Ordner angezeigt. Um zu sehen, welche Ordner prinzipiell zugänglich sind und deren standardmäßige Anzeige an- oder abzuschalten klicke man auf das kleine Zahnrad unterhalb der Ordnerübersicht am linken Rand des Browserfensters.

Es öffnet sich ein Menü, uns interessiert an der Stelle der Punkt „Ordner verwalten“. Alternativ kann diese Ansicht auch über das → App-Menü → Einstellungen → Ordner erreicht werden.

Wenn wir diesem Link folgen öffnet sich Fenster mit einer Übersicht aller zugänglichen Ordner, egal, ob diese Termine, Mails, etc. enhalten, in der mittleren Spalte. Eigene Ordner finden sich in der obersten Ebene, Ordner, die von anderen User_innen freigegeben wurden unter „Other Users“ und systemweit angelegte gemeinsame Ordner unter „Shared Folders“.

Abonnierte Ordner sind mit einem Häkchen markiert, prinzipiell zugänglichen aber nicht abonnierten Ordnern fehlt dieses Häkchen:

Hier kann mensch mittels Mausklick in das Kästchen neben einem jeden Ordner auswählen, welche Ordner zu sehen sein sollen und welche nicht von Interesse sind.

Um Ordner gemeinsam mit anderen zu Nutzen, müssen diese von einer Person für andere freigegeben werden. In der Ordneransicht muss der entsprechende Ordner ausgewählt werden, um weitere Einstellungen vorzunehmen. Im rechten Teil des Fensters öffnet sich dann im rechten Teil des Fensters eine Ansicht, in der verschiedene Einstellungen vorgenommen werden können. Unter „Speicherort“ und „Einstellungen“ muss in der Regel nichts geändert werden. Die hier interessierenden Einstellungen werden unter → „Freigabe“ vorgenommen.

Mit dem „+“ am linken unteren Rand des Bereichs kann eine neue Freigabe hinzugefügt werden:

Unter Benuzter muss die E-Mail-Adresse des/der anderen Nutzer_in eingetragen werden (es muss die „echte“ primäre E-Mail-Adresse sein, kein Alias). Bei der Groupware-Oberfläche für Organisationen gibt es hier eine automatische Suche über alle bestehenden Accounts.

Alternativ kann der Zugang auch für alle Nutzer freigegeben werden.

Bei jeder Freigabe können die Rechte der User_innen angegeben werden: Lesen, Schreiben, Löschen und Andere. Eine feinere Setzung der Zugriffsrechte ist im sogenannten „erweiterten Modus“ möglich, der mit Hilfe des Zahnrads unter den Freigabeeinstellungen aktiviert werden kann:

Nach dem Speichern sieht das in etwas so aus:

Natürlich können die Rechte auch bearbeitet werden. Dazu dient auch das Zahnrad. Hier → „Bearbeiten“ wählen.

Kalender bzw. Aufgaben und Kontakte können mit anderen Geräten und Programmen (Smartpohnes und Tabletts, bzw. E-Mail Programme wie Thunderbird) synchronisiert werden. Wie das für die verschiedenen Geräte eingerichtet wird findet sich unter:

• Kalender und Kontakte synchronisieren

Ankommende Mails können in Roundcube gefiltert werden, z.B. um

• Mails aus Mailinglisten gleich in einzelne Ordner zu sortieren
• Mails von bestimmten Absendern oder bestimmten Betreffs gleich zu löschen
• Mails mit bestimmten Standardtexten zu beantworten

Filter werden unter App-Menü → Einstellungen → Filter

konfiguriert:

Es können mehrere „Filtersätze“ konfiguriert werden mit je mehreren Filtern. Dabei ist zu beachten, dass nur ein Filtersatz zur gleichen Zeit aktiv sein kann.

Über Filter können auch automatische Benachrichtigungen im Roundcube-Webinterface einrichten, z.B. für Abwesenheitsbenachrichtigungen.

Das funktioniert, wenn ein paar Punkte beachtet werden.

• → unter Einstellungen → Filter einen neuen Filter (z.B. im Filtersatz Roundcube, s.o.) einrichten:

• „Für eingehende Nachrichten“
• „Alle Nachrichten“
• → führe folgende Aktion aus: „Mit Nachricht antworten“
• Text und Betreff eintragen
• ganz wichtig: der Filter reagiert normalerweise nur auf eure primäre E-Mail-Adresse. Soll er auch auf andere Aliase reagieren müssen diese unter
  • → „My additional e-mail address(es):“ eingetragen werden. (Enter nach Eintragen der Mailadresse fügt ein weiteres Feld hinzu.)

Bitte beachten: Die Benachrichtigung geht wirklich an alle E-Mails raus, auch an Mailinglisten, die ihr ggf. abonniert habt und auch an Spam-Absender.

Eine Möglichkeit, damit andere Mitglieder von Mailinglisten nicht alle eine Abwesenheitsbenachrichtigung erhalten, wäre z.B. sich Mailinglisten grundsätzlich an ein eigenes Alias schicken zu lassen.

Bitte beachten: Pro Absender wird höchstens eine Nachricht am Tag verschickt. Das lässt sich auch so konfigurieren, dass nur alle X-Tage eine Nachricht verschickt wird.

Das Passwort für das E-Mail Login kann im Roundcube-Webinterface - und im Moment nur hier - geändert werden. Das Passwort ist zugleich auch das Passwort für andere Dienste wie z.B. den Cloud-Speicher. Wer über einen Owncloud-Cloud-Speicher verfügt muss an dieser Stelle aufmerksam sein, weil das alte Passwort anschließend in der Owncloud nochmals eingegeben werden muss, um die Dateiverschlüsselung neu zu konfigurieren.

Zum Ändern des Passwortes unter → App-Menü → Einstellungen auf der linken Seite den Eintrag Passwort auswählen. Jetzt muss einmal das aktuelle Passwort und dann zweimal das neue Passwort eingegeben werden.

Wenn es zu Fehlermeldungen kommt, wurde entweder das bisherige Passwort falsch eingegeben:

oder das neue Passwort genügt nicht den Mindestanforderungen.