Mailinglisten mit Mailman verwalten

Mit Mailinglisten können eine Vielzahl von E-Mail-Adressen bequem als Verteiler verwaltet werden. Dabei fungiert die Liste selbst als ein Relay: eine Nachricht wird an eine E-Mail-Adresse geschickt und zentral verteilt.

Die E-Mail-Adresse ist z.B. (je nach gewählter Domain) LISTENNAME@lists.notraces.net

Das Web-Interface wird (je nach Liste und Domain) beispielsweise über folgende URL erreicht:

https://lists.notraces.net/mailman/admin/LISTENNAME/members/

(wobei Listenname natürlich ersetzt werden muss)

Achtung: Wenn das Datenkollektiv-Wurzelzertifikat nicht installiert ist, kommt eine Zertifikatswarnung. Sie können dem Zertifkat vertrauen und sollten dabei die angezeigten Fingerabdrücke mit folgenden vergleichen:

SHA1: 1B:20:DC:DF:16:05:06:B4:58:55:87:16:57:83:29:25:D0:5A:AA:C1
MD5: 7D:AD:79:04:59:87:19:DD:C0:C4:76:9D:ED:A3:7D:EE

Jetzt können Sie sich mit dem Passwort, das beim Anlegen der Mailingliste vergeben wurde, einloggen. Das Webinterface präsentiert sich mit zahlreichen Optionen:

In der ersten Spalte findet sich die Mitgliederverwaltung. Einmal angeklickt, kann wahlweise die Mitgliederliste angesehen werden

oder es können Mitglieder eingetragen oder gelöscht werden. Das Eintragen von Mitgliedern geschieht über ein Textfeld, in das die E-Mail-Adressen in einer der folgenden Varianten eingetragen werden können:

"Vorname Nachname" <mail@example.com>
mail@example.com
Name <mail@example.com>

Der Name ist jeweils Optional - aber hilfreich, wenn später die E-Mail-Adressen den Namen zugeordnet werden können sollen.

Alternativ können sich Mitglieder auch selbst eintragen (die Liste abonnieren) - und zwar unter der URL:

https://lists.notraces.net/mailman/listinfo/LISTENNAME/

Auch da ist es wichtig, dass die Zertifikate akzeptiert werden.

Wenn Sie vermeiden wollen, dass die Liste selbst abonniert werden können, lässt sich das bei den → Abo-Regeln und Adreßfilter… → Abo-Regeln deaktiviert werden.

Als Standardeinstellung können alle neuen Mitglieder der Liste auch an die Liste schreiben (unmoderiert). Ob neue Mitglieder an die Liste schreiben können sollen - oder ob deren E-Mails erst vom Listenmoderator genehmigt werden müssen lässt sich unter → Abo-Regeln und Adreßfilter… → Absender-Filter und hier unter „Sollen die Beiträge neuer Listenmitglieder moderiert werden?“ einstellen.

Für einzelne Mitglieder lässt sich das in der Mitgliederliste konfigurieren.

Standardmäßig können E-Mails nur bis zu einer Größe von 40 kB über die Liste verschickt werden. Das soll davor schützen, dass (größere) Anhänge (versehentlich) an eine Masse von Mitgliedern verschickt werden. Diese Einstellung kann unter → Allgemeine Optionen („Maximale Grösse in Kilobyte (KB) eines Nachrichtentextes“) geändert werden.

Gelegentlich wird es (auch bei unmoderierten Listen) vorkommen, dass E-Mails, die an die Liste geschickt werden, zurück gehalten werden. Dies kann z.B. folgende Gründe haben:

• Absender nicht in der Liste (oder auf moderiert geschaltet)
• Nachricht zu groß
• E-Mail-Adresse der Liste ist als BCC in der E-Mail - oder die E-Mail selbst wurde an eine Menge von Adressen verschickt, wobei die Mailinglisten-Adresse selbst eine der vielen Adressen ist

Dann bekommt der/die Moderator_in (häufig der Administrator_in) der Liste eine entsprechende Nachricht - mit einem Link zur Administrationsseite. Hier kann er/sie entscheiden, was mit der Nachricht passieren soll.

Manchmal handelt es sich um Spam, der einfach weggeworfen werden kann, häufig aber auch um legitime Mails, die z.B. zu groß sind oder von einer falschen Adresse kommen.

Unter → Archivierungsoptionen kann eingestellt werden, dass ein Archiv aller E-Mails angelegt werden soll. Das kann sinnvoll sein, wenn es sich z.B. um Mailinglisten handelt, in denen allgemeine Fragen und Probleme rund um ein Thema erörtert werden. Dann können Mitglieder - oder auch Nicht-Mitglieder das Archiv durchstöbern.

Diese Option kostet viel Speicherplatz und ist auch im Hinblick auf Datenschutz und Privatsphäre genau zu prüfen. Daher ist sie als Standard deaktiviert.

Ein häufiger Fehler der Nutzer_innen ist, dass sie von anderen E-Mail-Adressen aus schreiben, als die, mit denen sie eingetragen sind. Dann bekommen die Listenmoderator_innen eine sogenannge Moderationsanfrage und müssen entscheiden, ob die Mail an die Liste durchgelassen werden soll. Für einzelne E-Mail-Adresse kann eingestellt werden, dass sie auch in Zukunft akzeptiert werden. Dies lässt sich entweder unter → Abo-Regeln und Adreßfilter… → Absender-Filter einstellen („Adressliste der Nichtmitglieder, deren Nachrichten automatisch akzeptiert werden“) oder auch beim Akzeptieren der Nachricht im Moderationsinterface mit angeben.

Gelegentlich schreiben die Mitglieder der Liste an eine falsche Adresse. Das liegt evtl. an bestimmten Mailprogrammen, die die E-Mails von der Liste falsch interpretieren - und statt an die echte Listenadresse in der Form NAME_DER_LISTE-@lists.notraces.net an NAME_DER_LISTE-bounces@lists.notraces.net antworten. Die sog. „Bounces“-Adresse ist der technische Absender der Liste und gleichzeitig eine Adresse, die Kommandos für die Liste entgegen nimmt (Die Liste kann nämlich auch über E-Mail-Kommandos statt über das Webinterface administriert werden).

In diesem Fall kommt eine Nachricht, dass das Kommando nicht verstanden wurde. Dann sollte der/die Absenderin auf die richtige Listenadresse hingewiesen werden.