E-Mail Accounts umziehen

Diese Anleitung bezieht sich auf den Umzug von E-Mails von anderen Servern auf den Server des datenkollektiv.net. Nach dem Umstellen der Einträge für den E-Mail-Server landen die E-Mails auf dem neuen Server. Die E-Mails die vor diesem Zeitpunkt verschickt wurden, befinden sich aber noch auf dem bisherigen Mailserver.

Achtung: der Umzug sollte erfolgen, so lange die E-Mails auf dem alten System noch vorgehalten werden. Im Zweifelsfall bitte mit den Administratoren des alten Mailservers sprechen.

In dieser Anleitung gehen wir davon aus, dass E-Mail Programm Thunderbird bereits installiert ist. Falls der bisherige E-Mail-Account vom dort bereits eingebunden ist, kann der erste Schritt „Bisherigen E-Mail-Server in Thunderbird einrichten“ übersprungen werden. Dann geht es gleich weiter mit: Konto umbenennen.

Menü einblenden Bei manchen der folgenden Schritte ist es nötig, Einträge aus dem Menü von Thunderbird zu wählen. Häufig ist das Menü von Thunderbird aber ausgeblendet. Um es einzublenden kann die Tastenkombination <ALT> + „m“ oder auch nur <ALT> gewählt werden.

Als Beispiel-Domain wird hier example.org verwendet. Diese Angabe muss natürlich durch die richtige Adresse ersetzt werden.

Webmail

Nicht zum Umziehen - aber für die Nutzung und für wichtige Einstellungen wie Passwörter und Urlaubsbenachrichtigungen ist er Webmailer verfügbar unter:

https://webmail.datenkollektiv.net

Bisherigen E-Mail-Server in Thunderbird einrichten

Thunderbird starten

Wenn bereits irgend ein ein E-Mail-Account in Thunderbird eingerichtet ist: auf „Neues Konto erstellen“ (unter Konten) klicken. (Diese Ansicht erscheint, wenn kein E-Mail Ordner ausgewählt ist, z.B. direkt der Eintrag „Lokale Ordner“ in der Ordnerliste).

Wenn noch kein Account eingerichtet wurde und das Programm zum ersten Mal startet, erscheint gleich der Dialog zum Einrichten der E-Mail-Adresse.

Konto erstellen

→ neues Konto erstellen → E-Mail

Im nächsten Dialog muss nun „Überspringen und meine existierende E-Mail-Adresse verwenden“ gewählt werden.

Im nun folgenden Dialog muss nun „Manuell bearbeiten“ gewählt werden.

Dann erscheint ein Fenster, in das die Daten des bisherigen E-Mail-Accounts eingetragen werden müssen:

Ihr Name: „

E-Mail-Adresse: die E-mail-Adresse wie z.B. nachname@example.org

Passwort: das bisherige Passwort

Die automatisch eingetragenen Servereinstellungen müssen mit den „alten“ Servereinstellungen überschrieben werden, z.B.:

Posteingangsserver	IMAP	BISHERIGE SERVER-ADRESSE	143	STARTLS	Passwort normal
Postausgangsserver	SMTP	BISHERIGE SERVER-ADRESSE	465	SSL/TLS	Passwort normal
Benutzername	Posteingangsserver:	BISHERIGER NUTZERNAME	Postausgangsserver:	gleicher Benutzername

Anschließend auf „Erneut testen“ gehen - und wenn das geklappt hat auf „Fertig“. Das sollte in etwas folgendermaßen aussehen.

Jetzt sollte der Account eingebunden sein und etwa folgendes Fenster erscheinen:

Konto umbenennen

Weil das nächste Konto, das wir nun einrichten müssen, die gleiche E-Mail-Adresse hat, muss nun, bevor wir zum nächsten Schritt kommen das bisherige oder gerade angelegte Konto umbenannt werden. Sonst gibt es Konflikte.

Dazu wieder in der Seitenleiste auf einen Eintrag oberster Ebene (entweder das gerade angelegte Konto oder „Lokale Ordner“) klicken. Im Haptfenster kann nun unter „Konten“ → „Konten-Einstellungen bearbeiten“ gewählt werden.

Im daraufhin erscheinenden Dialog auf der linken Seite das Konto (oberster Eintrag) wählen - und im rechten Fenster unter → „Kontenbezeichnung“ z.B. “-alt„ hinzufügen. Anschließend auf „Ok“ klicken.

Neuen E-Mail-Account einrichten

Jetzt muss der neue Account eingebunden werden. Dazu wird einfach noch ein weiteres Konto angelegt siehe oben.

Diesmal sollten nach dem Eintrag von Namen und E-Mail-Adresse und dem neuen Passwort alle Einstellungen automatisch gefunden werden. Dazu auf „Weiter“ klicken.

E-Mails kopieren

Falls alles geklappt hat, sollten nun zwei Accounts im Haupt-Fenster von Thunderbird sichtbar sein.

Ordnerstruktur anlegen

Soll auch im neuen Account die gleiche Ordnerstruktur existieren, muss diese nun angelegt werden. Dazu auf den neuen Account mit der rechten Maustaste klicken

Den Ordnernamen eingeben:

Diesen Schritt - gegebenenfalls auch mit verschachtelten Ordnern - so oft wiederholen, bis die Ordner alle wie gewünscht angelegt sind.

Ordner für Ordner kopieren

Jetzt geht es ans Kopieren bzw. Verschieben der eigentlichen E-Mails. Dazu den Ordner auswählen, aus dem die E-Mails kopiert werden sollen.

Dort alle E-Mails markieren. Das funktioniert z.B., indem eine E-Mail mit der Maus gewählt wird und mit der Tastenkombination <STRG> + „a“ dann alle markiert werden.

Per Maus nun die E-Mails in den neuen Ordner ziehen

Diese Aktion für jeden Ordner der verschoben werden soll, wiederholen.

Auf diese Art wurden nun alle E-Mails von einem zum anderen Account verschoben. Das alte Konto sollte nun leer sein.

Alten Account aus dem E-Mail-Programm löschen

Wenn alles fertig ist und sichergestellt ist, dass alle E-Mails korrekt verschoben wurden, kann der alte Account aus dem E-Mail-Programm gelöscht werden.

Dazu wieder in die Konteneinstellungen gehen, nun links den „alten“ Account wählen und unten links bei „Koten-Aktionen“ → „Konto entfernen“ wählen:

Ldap-Adressbuch einbinden

Über Thunderbird kann u.u. auch auf das globale Ldap-Adressbuch, in dem alle Adressen der Organisation stehen, zugegriffen werden.

Adressbuch öffnen

Serveradresse: ldap.dknuser.de
Basis-DN: dc=example,dc=org
Port-Nummer: 636
Bind-DN: uid=USERNAME,ou=People,dc=example,dc=org
Verschlüsselte Verbindung (SSL) verwenden -> an

Adressbücher und Kalender synchronisieren

Teil der Groupware sind auch Adressbücher und Kalender, die auch in Thunderbird eingebunden werden können - und dann sowohl lokal als auch im Webmailer zur Verfügung stehen.

Eine Anleitung dafür gibt es hier: https://wiki.datenkollektiv.net/public/kalender_synchronisieren

(mail.datenkollektiv.net durch → ldap.dknuser.de ersetzen.)

Probleme

Anti-Virus Programm/Firewall (z.B. Kaspersky) verhindert Verbindung

Sollte keine Verbindung zustande kommen - und z.B. das Prüfen des Passwortes nicht funktionieren, liegt das daran, dass der IMAP-Port (143) von der Firewall geblockt wird. Zum Test, ob ed daran liegt, kann die Firewall kurz komplett deaktiviert werden. Dauerhaft sollte das in Kaspersky dann unter → Erweitert → Netzwerk → Nur ausgewählte Ports überwachen → und dort den Port 143 IMAP deaktivieren.