Häufige Fragen zu Email-Accounts

Ich hätte gerne einen Account. Was muss ich tun?

Einfach unter https://datenkollektiv.net/signup einen Account registrieren. Auswählen ob E-Mail Account oder mit zusätzlicher Owncloud.

Kann ich eine E-Mail Adresse auch für meine eigene Domain haben? (z.B. info@meinname.org)

Ja, das ist möglich. Das funktioniert aber nicht über unser Registrierungsformular. Schicke uns eine E-Mail mit deinen Wünschen.

Wie komme ich an meine E-Mails?

Du kannst entweder per Webbrowser oder mit einem lokalen E-Mail Programm auf deine E-Mails zugreifen.

Das geht nur mit einem neueren Browser. Wir empfehlen Firefox. Der Internet-Explorer (⇐ Version 8.0) von Windows-XP kann mit den von uns gewählten sicheren Verschlüsselungsverfahren nicht umgehen.

Die Adresse für den Webmailer ist: http://datenkollektiv.net/webmail/ (oder wenn du das Datenkollektiv Zertifikat installiert hast unter https://mail.datenkollektiv.net/webmail Dein Username ist deine E-Mail-Adresse, also z.B. wie benutzer@notraces.net. Dein Passwort solltest du kennen.

Wie richte ich mein E-Mail Programm ein?

E-Mail-Programm einrichten

Ich habe alles so gemacht, wie es beschrieben ist, aber mein E-Mail-Programm ruft keine E-Mails ab

Nicht verzweifeln.

Wenn du immer wieder nach dem Passwort gefragt wirst, du aber sicher bist, dass es das richtige ist: Vergewissere dich, ob du wirklich den richtigen Benutzernamen verwendet hast. Dieser entspricht deiner „primären“ E-Mail-Adresse (darf also im Unterschied zum Webmail-Login kein Alias sein).

Wenn du dein E-Mail-Programm wie beschrieben eingerichtet hast und trotzdem keine E-Mails abrufen oder verschicken kannst

Wenn du dich über das Webinterface nicht einloggen kannst

Wenn Ordner oder E-Mails fehlen

dann sprich uns an - per E-Mail oder Telefon.

Ich kann keine E-Mails verschicken

Wenn alle Einstellungen richtig sind, du aber trotzdem keine E-Mails verschicken kannst, kann das daran liegen, dass dein DSL-Router unseren Server blockert. Insbesondere bei Telekom-Routern gibt es eine sogenannte Liste „sicherer E-Mail-Server“, die dort eingespeichert ist. Dort sind nur Mailserver großer Provider eingetragen. Entweder muss diese Liste deaktiviert werden oder mail.datenkollektiv.net als weiterer Server eingetragen werden.

Ich bekomme eine Zertifikatswarnung - was soll ich tun?

Die kurze Antwort:

Das liegt daran, dass dein Browser bzw. dein E-Mail-Programm unser (neues) Zertifikat nicht kennt. Du kannst enweder eine „Sicherheitsausnahme“ (o.ä.) hinzufügen oder unser Wurzelzertifikat installieren. (Mindestens bestätigen, dass das Zertifikat für Webseiten gilt. Da wir in Zukunft auch E-Mail-Verschlüsselung über Zertifikate anbieten, kannst du das gleich mit ankreuzen)

In beiden Fällen solltest du die Fingerprints vergleichen.

Im Thunderbird kannst du das Zertifikat importieren. Du speicherst es erst auf deine Festplatte (link oben mit der rechten Maustaste → speichern unter). Dann rufst du im Thunderbird unter → Einstellungen → Erweitert → Zertifikate auf. Dort wiederum unter Zertifikate kannst du das gespeicherte Zertifikat importieren.

Die lange Antwort ist hier.

Ich bekomme keine E-Mails mehr! - ... vielleicht ist mein Postfach voll?

Du kannst zwar E-Mails verschicken aber bekommst seit Tagen keine E-Mails mehr. Entweder liegt das daran, dass dir niemand schreibt oder dass deine Quota erschöpft ist - mit anderen Worten: dass dein Postfach ist voll.

Im Roundcube Webmailer siehst du links ein kleines Tortendiagramm, in dem die Speicherauslastung angezeigt wird. Sollte dort 100% stehen, musst du entweder E-Mails löschen oder deinen Speicherplatz upgraden. Beim Löschen: Achtung, auch den Mülleimer leeren und darauf achten, dass E-Mails auch wirklich gelöscht sind und nicht nur als „gelöscht markiert“ sind. Siehe auch „Wo finde ich meine gelöschten E-Mails? Der Papierkorb ist leer …“

Wo finde ich meine gelöschten E-Mails? Der Papierkorb ist leer ...

Wenn du das Roundcube Webinterface nutzt, kann es sein, dass deine E-Mails nicht im Papierkorb landen. Statt dessen werden sie lediglich als gelöscht markiert - werden dann aber evtl. nicht mehr angezeigt. In der E-Mail-Ansicht lässt sich über der Nachrichtenliste auswählen, welche Nachrichten angezeigt werden. Dort kann z.B. „Alle“ oder „Gelöschte“ gewählt werden, dann werden auch die als gelöscht markierten Nachrichten gezeigt.

Achtung: Auch als gelöscht markierte Nachrichten verbrauchen noch Speicherplatz.

Unter → Einstellungen → Servereinstellungen lässt sich das Verhalten beeinflussen. Dort kann z.B. konfiguriert werden, dass gelöschte Nachrichten nicht als gelöscht markiert sondern in den Papierkorb (Trash) geschoben werden sollen. Um als gelöscht markierte E-Mails wirklich zu löschen muss der jeweilige Ordner „komprimiert“ oder „gepackt“ werden.

Mehr dazu findet sich in der Anleitung für den Roundcube-Webclient im Kapitel: E-Mails löschen. Analog gilt das auch für andere E-Mail-Programme.

Kann ich meine Kalender und Kontakte auch in meinem im E-Mail-Programm sehen?

Du kannst den Kalender aus dem Webmail-Programm auch in deinem lokalen E-Mail-Programm oder Mobiltelefon einrichten. Wie das geht beschreiben wir unter: Kalender und Kontakte synchronisieren

Kann ich meine Daten mit meinem Mobiltelefon synchronisieren?

Ja, du kannst Kalender, Kontakte, Aufgaben und Emails mit Mobiltelefonen synchronisieren. Das geht entweder über CardDav und Kalender im E-Mail-Programm einrichten oder über „ActiveSync“. Wie das geht beschreiben wir unter: Kalender und Kontakte synchronisieren

Kann ich Mails und Kalender mit anderen teilen?

Du kannst übrigens Mail-, Kalender-, Dateien- und Adressordner mit anderen Benutzer_innen teilen. Das ist praktisch, z.B. für Arbeitsgruppen, WGs, Familien. Z.B. wenn man gemeinsame Kalender pflegt, die Mailingliste nur einmal abonnieren möchte oder einen gemeinsamen Posteingang für eine Gruppe benötigt.

Einzige Voraussetzung: Die anderen Benutzer_innen brauchen auch einen Account beim Datenkollektiv auf der gleichen Domain.

Das Einrichten geht ganz einfach: Im Webmail-Programm → Einstellungen → Ordner: dort den Ordner auswählen, den du für jemand anderen freigeben willst. Dann auf der rechten Seite → Freigabe (evtl. etwas runter scrollen) mit dem „+“ hinzufügen. Die E-Mail-Adresse ( es muss die primäre Mailadresse sein - also die, die bei der anderen oben links im Webmailer angezeigt wird) der anderen Person eingeben. Fertig.

Die andere Person sieht den Ordner dann unter „Shared Folders“. Ggf. muss der Ordner erst abonniert werden

Kann ich auf die Dateien auch ohne Webinterface zugreifen?

Ja, das funktioniert über Webdav. Wie du das einrichtest, beschreiben wir unter Dateiablage per Webdav einbinden.

Ich habe mein Passwort vergessen

Wenn du beim Registrieren eine weitere E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer sowie eine Antwort auf eine von dir ausgedachte Frage übermittelt hast, dann können wir dir ein neues Passwort zuschicken. Bitte wende dich an den Support

Du kannst uns auch einen GPG/PGP Schlüssel zukommen lassen (von deiner E-Mail-Adresse bei uns schicken, damit wir sicher sein können, dass dieser auch von dir kommt). Wir speichern den Schlüssel dann bei deinen Accountdaten und schicken dir verschlüsselt ein neues Passwort an eine beliebige Adresse zu.

Wenn ich mein Passwort ändern will, bekomme ich eine Fehlermeldung

Ein neues Passwort muss bestimmten Regeln entsprechen sonst wird es vom Server abgelehnt. Leider ist die Fehlermeldung nicht immer wirklich aussagekräftig. Meistens ist der Grund dafür, dass du ein zu kurzes oder zu einfaches Passwort gewählt hast. Wenn du eine unspezifische Fehlermeldung bekommst wie z.B.: „Verbindungs-Error“ ist dafür in der Regel ebenfalls ein Passwort verantwortlich, das nicht den Regeln enspricht.

Das Passwort muss mindestens aus 9 Zeichen aus drei verschiedenen Kategorien (z.B. Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Zahlen) bestehen. Das Passwort darf keine Bestandteile deiner E-Mail-Adresse haben. Achtung: bei manchen E-Mail-Programmen gibt es Probleme mit Umlauten. Wenn das E-Mail-Programm immer wieder nach dem Passwort fragt, auch wenn es richtig eingegeben wurde, ggf. Passwort ohne Umlaute verwenden.

Sind meine E-Mails sicher/verschlüsselt?

Ja und nein. Wir geben uns alle Mühe, deine E-Mails so sicher zu verwalten wie möglich. Wir lassen nur verschlüsselte Verbindungen von den E-Mail-Programmen und zum Webmailer zu.

Sicher sagen können wir das aber nur für den Datenverkehr von dir zu unserem Server. Ob die E-Mails auch zwischen den Servern der Provider - also von uns zu einem anderen Mailanbieter - verschlüsselt werden, hängt von den Einstellungen des anderen Anbieters ab. Bisher ist Verschlüsselung immer noch nicht bei allen E-Mail-Providern Standard - aber es wird besser.

Aber: Deine E-Mails liegen auf dem Mailserver unverschlüsselt. Das heißt, jedeR, der/die Zugriff auf den Server hat, kann die E-Mails lesen - auch wir.

Es gibt Mailprovider, die auch die E-Mails selbst verschlüsselt ablegen. Aber das bringt Einschränkungen mit sich: z.B. können E-Mail-Ordner dann nicht mehr unter einander geteilt werden.

Zwar ist unser Server insgesamt verschlüsselt. Das heißt: Wenn er geklaut oder konfisziert wird, kommt - in ausgeschaltetem Zustand - niemand an die Daten. Wenn es aber einem Angreifer gelingt, sich im laufenden Betrieb in den Server zu hacken (z.B. Ermittlungsbehörden oder Geheimdienste), dann hilft die Verschlüsselung hier nicht. Wir halten das für unwahrscheinlich aber nicht unmöglich.

Deshalb: Wir empfehlen E-Mails wo immer möglich selbst zu verschlüsseln mit gpg/pgp. So, dass nur du und die Empfängerin die E-Mail entschlüsseln können (Ende zu Ende). Das ist dann wirklich sicher. Ohne Verschlüsselung ist eine E-Mail etwa so sicher wie eine Postkarte. Sprich uns an. Wir helfen.

Weiterhin sind wir dabei eine Technik umzusetzen, mit der die E-Mails gleich bei Empfang mit einem GPG/PGP-Schlüssel verschlüsselt werden können. Diese Funktion ist noch im Beta-Statium, einiges funktioniert noch nicht richtig. Mehr dazu findet sich unter: Verschlüssel deine Inbox

Seid ihr jetzt 'ne Kommerzbude?

Ja. Wir haben uns als datenkollektiv.net zusammen getan. Mit unseren Dienstleistungen wollen wir in Zukunft Geld verdienen (wir sind nicht mehr jung und brauchen es). Wir bieten als Kollektivbetrieb Internet-Dienste (wie E-Mail, Groupware, Web-Hosting) an, kümmern uns um lokale Netzwerke in Organisationen und Firmen und haben ein besonderes Interesse an Konzepten für (abhör)sichere Kommunikation.

Kollektivbetrieb bedeutet: Bei uns gibt es keine Chefin, keinen Chef. Die Beteiligten operieren gleichberechtigt und Entscheidungen werden gemeinsam getroffen. Wir versuchen uns so zu organisieren, dass Wissen (um technische Sachverhalte, Abläufe,…) möglichst breit verteilt ist.

Und natürlich hoffen wir, innerhalb eines Kollektivbetriebes unsere Lohnarbeit so erträglich wie möglich gestalten zu können.

Meine Frage ist hier nicht dabei!

Sag Bescheid. Das können wir ändern. Ob wir dann die Antwort auch wissen, können wir noch nicht sagen.